Paiton, Lensaupdate.com - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Probolinggo terus memperkuat upaya penyelamatan arsip vital desa melalui sosialisasi restorasi arsip Letter C yang digelar di Kantor Kecamatan Paiton, Kamis (25/6/2026). Kegiatan ini menjadi bagian dari komitmen pemerintah daerah dalam menjaga keberlangsungan dokumen penting desa yang memiliki nilai historis, administratif dan hukum.
Sosialisasi tersebut diikuti oleh sekretaris desa (sekdes) maupun perwakilan perangkat desa dari 20 desa di Kecamatan Paiton. Para peserta mendapatkan pembekalan mengenai pentingnya pengelolaan arsip, teknik penyimpanan yang benar serta langkah-langkah penyelamatan arsip yang mengalami kerusakan akibat usia maupun faktor lingkungan.
Kegiatan ini dihadiri oleh Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Ulfiningtyas, Camat Paiton Abdul Bari, Kepala Bidang Kearsipan Dispersip Kabupaten Probolinggo Yasin serta para arsiparis Dispersip Kabupaten Probolinggo yang bertindak sebagai narasumber.
Selain penyampaian materi, kegiatan juga diwarnai dengan serah terima arsip vital berupa buku krawangan dari Kepala Desa Binor Hostifawati kepada Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Ulfiningtyas. Arsip tersebut selanjutnya akan menjalani proses restorasi sebagai upaya penyelamatan dokumen yang memiliki nilai penting bagi masyarakat dan pemerintah desa.
Dalam sosialisasi tersebut, peserta mendapatkan penjelasan mengenai berbagai jenis arsip vital desa, termasuk buku Letter C, buku krawangan dan peta desa yang selama ini menjadi dasar administrasi pertanahan serta pelayanan publik di tingkat desa.
Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Ulfiningtyas mengatakan kegiatan ini bertujuan meningkatkan pemahaman dan kesadaran pemerintah desa mengenai pentingnya menjaga serta melindungi arsip yang memiliki nilai guna tinggi bagi masyarakat.
“Arsip bukan sekadar dokumen administrasi, melainkan memori kolektif yang menyimpan sejarah, bukti akuntabilitas dan berbagai informasi penting yang dibutuhkan masyarakat maupun pemerintah,” katanya.
Menurut Ulfi, arsip memiliki fungsi yang sangat strategis karena menjadi sumber informasi yang merekam perjalanan sejarah, perkembangan pemerintahan serta berbagai hak dan kewajiban masyarakat. Oleh sebab itu, keberadaannya harus dijaga agar tidak mengalami kerusakan maupun kehilangan informasi penting.
Ia menjelaskan bahwa banyak arsip desa saat ini telah berusia puluhan tahun sehingga rentan mengalami kerusakan fisik. Faktor kelembapan udara, serangan jamur, bencana alam maupun kesalahan dalam penyimpanan sering menjadi penyebab utama menurunnya kualitas arsip.
“Arsip fisik sangat rentan mengalami kerusakan akibat usia dokumen, kelembapan udara, bencana alam maupun faktor kelalaian manusia. Jika tidak ditangani dengan baik, kerusakan tersebut dapat menghilangkan informasi penting yang tidak bisa diperbarui,” jelasnya.
Ulfi menambahkan bahwa arsip Letter C dan dokumen pertanahan lainnya memiliki peran yang sangat penting karena berkaitan langsung dengan kepemilikan tanah dan berbagai layanan administrasi masyarakat. Kehilangan atau kerusakan arsip tersebut dapat menimbulkan berbagai persoalan hukum maupun pelayanan publik.
“Kondisi ini menjadi perhatian kami karena banyak desa masih menyimpan arsip vital seperti buku Letter C, buku krawangan dan peta desa yang digunakan sebagai dasar administrasi pertanahan dan pelayanan publik,” terangnya.
Menurut Ulfi, dokumen-dokumen tersebut merupakan aset yang sangat berharga karena menyangkut kepentingan masyarakat luas. Oleh karena itu, pemerintah daerah terus mendorong desa untuk menerapkan tata kelola arsip yang baik sekaligus melakukan penyelamatan terhadap arsip yang sudah mengalami kerusakan.
“Dokumen-dokumen tersebut merupakan aset berharga yang menyangkut hajat hidup orang banyak serta menjadi bukti kepemilikan yang sah. Jika arsip vital desa rusak atau hilang, maka pelayanan publik di desa dapat terganggu,” tegasnya.
Sebagai salah satu solusi, Dispersip Kabupaten Probolinggo menjalankan program restorasi arsip. Program ini dilakukan melalui serangkaian proses perbaikan dan perawatan terhadap arsip yang mengalami kerusakan agar kondisi fisiknya dapat kembali layak serta informasi yang terkandung di dalamnya tetap dapat dibaca dan dimanfaatkan.
“Restorasi arsip bukan sekadar memperbaiki dokumen yang rusak. Ini merupakan upaya strategis untuk meminimalkan kerusakan fisik maupun kimia sehingga keselamatan informasi dapat terjamin,” lanjutnya.
Lebih lanjut Ulfi berharap seluruh peserta mampu menerapkan ilmu yang diperoleh dalam pengelolaan arsip di desa masing-masing. Dengan meningkatnya kesadaran dan kemampuan aparatur desa dalam mengelola arsip, budaya tertib arsip di lingkungan pemerintahan desa diharapkan semakin kuat.
“Setelah mengikuti kegiatan ini, kami berharap seluruh peserta memahami tata cara penanganan dan perawatan arsip dengan baik. Mari jadikan ini sebagai langkah awal untuk mewujudkan kesadaran tertib arsip di desa masing-masing,” pungkasnya.
Melalui sosialisasi restorasi arsip Letter C ini, Dispersip Kabupaten Probolinggo berharap seluruh desa semakin memahami pentingnya menjaga arsip sebagai aset informasi yang bernilai tinggi. Upaya penyelamatan arsip vital tersebut diharapkan mampu mendukung tertib administrasi pemerintahan desa sekaligus menjamin keberlangsungan pelayanan publik yang akurat dan terpercaya bagi masyarakat. (ren/zid)
.jpeg)
.jpeg)
